Erhaltungsaufwand oder Aktivierung? Das neue BMF-Schreiben zur Modernisierung von Gebäuden
Erhaltungsaufwand oder Aktivierung?
Die steuerliche Abgrenzung zwischen sofort abzugsfähigem Erhaltungsaufwand und aktivierungspflichtigen Anschaffungs- oder Herstellungskosten gehört zu den wirtschaftlich bedeutsamsten Fragestellungen bei der Sanierung und Modernisierung von Immobilien. Mit Schreiben vom 26. Januar 2026 hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) die bisherige Verwaltungsauffassung neu zusammengeführt und die Abgrenzung von Erhaltungsaufwendungen, Anschaffungskosten, Herstellungskosten und anschaffungsnahen Herstellungskosten umfassend dargestellt. Das Schreiben ist in allen offenen Fällen anzuwenden und ersetzt die bisherigen BMF-Schreiben aus den Jahren 2003 und 2017.
Erhaltungsaufwand bleibt der Ausgangspunkt
Das BMF stellt zunächst einen wichtigen Grundsatz klar: Aufwendungen für Instandsetzungs- und Modernisierungsmaßnahmen sind regelmäßig Erhaltungsaufwendungen. Sie können damit grundsätzlich unmittelbar als Betriebsausgaben oder Werbungskosten berücksichtigt werden. Eine Aktivierung ist dagegen erforderlich, wenn die Aufwendungen als Anschaffungskosten, Herstellungskosten oder anschaffungsnahe Herstellungskosten zu qualifizieren sind. In diesem Fall erfolgt die steuerliche Berücksichtigung grundsätzlich erst über die Absetzung für Abnutzung (AfA).
Für die Immobilienpraxis folgt daraus, dass weder die Höhe der Investition noch die Bezeichnung einer Maßnahme als „Sanierung“, „Modernisierung“ oder „Kernsanierung“ für sich genommen über die steuerliche Behandlung entscheidet. Maßgeblich sind vielmehr die tatsächlichen baulichen Veränderungen, der ursprüngliche Gebäudezustand, die beabsichtigte Nutzung und der Zeitpunkt der Durchführung.
Besondere Bedeutung hat dabei die Betriebsbereitschaft. Ein Gebäude ist nach Auffassung des BMF betriebsbereit, wenn es objektiv und subjektiv funktionstüchtig ist. Diese Beurteilung ist gegebenenfalls für einzelne Gebäudeteile gesondert vorzunehmen. Wird ein Gebäude unmittelbar nach dem Erwerb bereits entsprechend der beabsichtigten Nutzung verwendet, spricht dies grundsätzlich für eine bestehende Betriebsbereitschaft.
Die 15-%-Grenze ist kein erster Prüfschritt
In der Praxis richtet sich die Aufmerksamkeit häufig unmittelbar auf die sogenannte 15-%-Grenze des § 6 Abs. 1 Nr. 1a EStG. Systematisch ist dies jedoch zu kurz gegriffen. Zunächst ist zu untersuchen, welche baulichen Maßnahmen tatsächlich durchgeführt wurden und wie diese steuerlich einzuordnen sind. Erst anschließend ist gesondert festzustellen, welche Aufwendungen in die Berechnung der anschaffungsnahen Herstellungskosten einzubeziehen sind.
Nach § 6 Abs. 1 Nr. 1a EStG gehören Aufwendungen für Instandsetzungs- und Modernisierungsmaßnahmen zu den anschaffungsnahen Herstellungskosten, wenn die Maßnahmen innerhalb von drei Jahren nach der Anschaffung durchgeführt werden und die Aufwendungen ohne Umsatzsteuer 15 % der Anschaffungskosten des Gebäudes übersteigen. Genau 15 % reichen somit nicht aus. Erweiterungen und jährlich üblicherweise anfallende Erhaltungsarbeiten sind ausdrücklich ausgenommen.
Von besonderer praktischer Bedeutung ist die Reichweite der einzubeziehenden Aufwendungen. Das BMF stellt klar, dass hierzu unter anderem auch Aufwendungen zur Herstellung der Betriebsbereitschaft, Aufwendungen für eine über den ursprünglichen Zustand hinausgehende wesentliche Verbesserung und Schönheitsreparaturen gehören können. Der Begriff der einzubeziehenden Baumaßnahmen ist damit weiter, als die isolierte Betrachtung einzelner Rechnungen oder Gewerke zunächst vermuten lässt.
Die Seminarunterlagen greifen diese Systematik ausdrücklich auf und unterscheiden deshalb zwischen der sachlichen Einordnung einer Baumaßnahme und der nachfolgenden Prüfung nach § 6 Abs. 1 Nr. 1a EStG.
Entscheidend ist die Bauleistung – nicht die Rechnung
Eine weitere praxisrelevante Klarstellung betrifft den Dreijahreszeitraum. Dieser wird taggenau ab dem Übergang des wirtschaftlichen Eigentums, regelmäßig also ab dem Übergang von Besitz, Gefahr, Nutzungen und Lasten, berechnet. Am Ende dieses Zeitraums müssen die Maßnahmen weder abgeschlossen noch vollständig abgerechnet oder bezahlt sein. Bei noch laufenden Projekten sind vielmehr die bis zum Ablauf des Dreijahreszeitraums tatsächlich erbrachten Bauleistungen zu berücksichtigen.
Damit ist eine allein auf Rechnungs- oder Zahlungsdaten gestützte Prüfung nicht ausreichend. Für Immobilienunternehmen gewinnt vielmehr die technische Projektdokumentation an Bedeutung: Leistungsstände, Bauabschnitte, Aufmaße und eine nachvollziehbare Zuordnung der Kosten zu einzelnen Maßnahmen werden zu wesentlichen Grundlagen der steuerlichen Beurteilung.
Zwei unterschiedliche Dreijahreszeiträume
Zusätzliche Aufmerksamkeit verlangt die Sanierung in Raten. Eine solche kann vorliegen, wenn einzelne Maßnahmen für sich noch keine wesentliche Verbesserung darstellen, aber Teil einer planmäßigen, über mehrere Jahre verteilten Gesamtmaßnahme sind, die insgesamt zu einer deutlichen Erhöhung des Gebrauchswerts des Gebäudes führt. Das BMF geht regelmäßig von einem solchen Zusammenhang aus, wenn die Maßnahmen innerhalb eines Zeitraums von drei Jahren durchgeführt werden.
Dieser Dreijahreszeitraum darf jedoch nicht mit dem Dreijahreszeitraum des § 6 Abs. 1 Nr. 1a EStG verwechselt werden. Während dort die Frist taggenau an den Erwerb beziehungsweise den Übergang des wirtschaftlichen Eigentums anknüpft, dient der Zeitraum bei der Sanierung in Raten der Beurteilung des sachlichen und zeitlichen Zusammenhangs mehrerer Maßnahmen. Für bei Veröffentlichung des BMF-Schreibens noch nicht abgeschlossene Sanierungen in Raten enthält das Schreiben zudem eine besondere Übergangsregel: Die Betrachtungszeiträume für die Vermutungsregel verkürzen sich auf drei Jahre.
Konsequenzen für die Immobilienpraxis
Das BMF-Schreiben zeigt, dass die steuerliche Einordnung von Sanierungsmaßnahmen nicht erst im Rahmen des Jahresabschlusses erfolgen sollte. Die spätere Entscheidung über Sofortabzug oder Aktivierung hängt wesentlich von Informationen ab, die bereits während Planung, Vergabe und Durchführung des Projekts entstehen. Technische und kaufmännische Dokumentation müssen deshalb stärker miteinander verzahnt werden.
Gerade umfangreiche Modernisierungsprojekte sollten von Beginn an so strukturiert werden, dass Ausgangszustand, Nutzungszweck, einzelne Maßnahmen, betroffene Gebäudeteile, Leistungszeitpunkte und Kosten nachvollziehbar dokumentiert werden können. Die steuerliche Behandlung wird damit zunehmend auch zu einer organisatorischen Aufgabe des Immobilien-, Projekt- und Rechnungswesens.
Vertiefung im Seminar der EBZ Akademie
Die praktische Anwendung dieser neuen Systematik ist Gegenstand des Seminars „Erhaltungsaufwand oder Aktivierung? – Das BMF-Schreiben vom 26. Januar 2026 zur Modernisierung von Gebäuden“ bei der EBZ Akademie. Die Seminarunterlagen behandeln insbesondere die Abgrenzung von Erhaltungsaufwand und Aktivierung, die Betriebsbereitschaft, Herstellung und Erweiterung, die wesentliche Verbesserung sowie den Dreijahreszeitraum und die 15-%-Grenze. Das Seminar ist in den vorliegenden Unterlagen auf den 4. November 2026 datiert.
Im Mittelpunkt steht dabei nicht allein die steuerrechtliche Theorie, sondern die Übertragung der BMF-Systematik auf typische Sanierungs- und Modernisierungsmaßnahmen der Wohnungs- und Immobilienwirtschaft.
https://ebz-training.de/erhaltungsaufwand-oder-aktivierung-das-bmf-schreiben-2026-sicher-anwenden?termin=SVA017182